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연구비카드사용연구과제
운영 목적
연구비카드제는 연구원이 연구비 집행 시 현금을 사용하지 않고 신용카드로 결제하는 제도로
연구비 전산종합관리시스템과 연계·운용하여 연구사업의 종합관리와 함께 연구사업에 대한 대국민 이해를 증진시키고
카드 사용분에 대한 증빙을 간소화하여 연구관리 행정을 최소화시키며,
연구비의 집행·관리에 대한 투명성을 제고하면서
신용카드 사용풍토를 널리 확산시켜 신용사회를 구현하는데 기여하도록 하기 위함
기본 방향
연구비는 연구비전산종합관리시스템과 연계하여 운용하는 신용카드(이하 "연구비카드"라 한다)를 통하여
사용하는 것을 원칙으로 함
단, 직접비 중 회의수당, 전문가활용비, 연구원 보상·장려금 등 개인에 대한 지급경비 등은 계좌이체 방법 등으로 사용
- 연구비는 협약체결 후 연구기관으로 지급
지급받은 연구비는 다른 용도의 자금과 분리하여 운영하고, 사용한 회계관리사항을 증빙할 수 있도록 별도의 계정을 설정하여 중앙집중 관리
- 연구비카드제는 연구비전산종합관리시스템(www.rndcard.re.kr)과 연계하여 운영
연구사업 및 연구기관별로 연구비 집행내역이 실시간 또는 월별로 종합관리 되도록 운영
기본 지침
연구비 청구 → 주관연구기관장 명의로 개설된 은행계좌로 청구
연구비카드 결제계좌는 기관별 자체규정에 따라 개설 및 관리
연구비 지급
주관연구기관과 체결한 협약서에 따라 연구개발비 지급
연구비 관리 → 다른 용도의 자금과 분리하여 운영
사용한 회계 관리사항을 증빙할 수 있도록 별도의 계정을 설정하여 중앙집중 관리
연구비 청구 → 주관연구기관장 명의로 개설된 은행계좌로 청구
연구과제의 규모 및 성격에 따라 발급매수 및 카드유형을 정하여 카드발급
연구비카드는 협약기간동안 사용하는 것을 원칙으로 하되, 연구기관 요청 시 과제통합카드, 중앙구매카드 등 발급 가능
해외에서 수행하는 연구과제, 국가연구개발사업 공동보안관리규칙에 의하여 연구대외비로 분류된 보안과제는 그 특성을 고려하여 연구비카드의 신청 및 사용에 대한 예외적용 가능
연구비카드 관리·운영 → 일반 신용카드와 동일
월 1회 카드사용 대금을 결제하는 방식으로 운영
일 일 인출한도 설정(1천만원, 단, 대학 및 정부출연연구기관의 경우 2,000만원) 및 국내외에서 사용 가능
연구수행과 직접적으로 관련 없는 업종에 대해 카드승인 제한
부가가치세법에 의하여 부가가치세를 납부하여야 하는 영리법인의 경우는 부가가치세의 환급분이 연구비 지출내역에서 제외될 수 있도록 부가세액 구분기능을 포함하여 운영
연구비 사용 및 내역 관리
연구비 비목별 사용방법에 따라 사용
연구비카드 발급이전의 경우 카드사용원칙에 해당하는 부분을 사용할 경우는 개인 신용카드, 기관법인카드, 계좌이체 방식으로 사용
연구기관은 연구비 사용에 대한 자체회계검사 및 검증을 공정하게 실시하고 그 결과를 매 과제별로 작성 및 제출
연구기관은 연구비 집행내역이 연구비전산종합관리시스템(www.rndcard.re.kr) 을 통해 집계 관리 될 수 있도록 실시간 혹은 최소 월단위로 집행내역이 내부 회계관리시스템(MIS, ERP 등)과 연동될 수 있도록 집행내역관리에 적극 노력함
연구기관은 연구비카드 연체발생 사전 방지관리에 적극 노력해야함
연구기관은 지급받은 연구개발비의 관리와 관련하여 중앙구매부서를 통해 연구개발과 관련된 각종 물품 계약 및 구매, 집행 등을 총괄·관리 하여야함
주관연구기관의 장은 연구개발비 사용 후 30일 이내에 연구개발비 사용내역과 전자세금계산서를 연구비전산종합관리시스템에 입력하여야함
국세청에서 인정하는 전자세금계산서를 매입하여 처리해야 하며, 해당 구매 건에 대한 개별 품목, 규격, 수량, 단가, 부가세 정보가 상세히 기재되어야 함
연구장비·재료비 및 연구활동비 중 단일 구매금액 100만원을 초과하는 경우 전자세금계산서 첨부
인건비, 연구수당, 등 속인성경비 간접비는 전자세금계산서 증빙 제외
법인사업자는 2011년부터 적용하고, 개인사업자는 2012년부터 적용
개인사업자와의 거래가 필요한 경우 사전 안내를 통해 전자세금계산서 발행을 유도하고 불가피한 경우에는 연구비카드 사용 전표로 전자세금계산서 대체(계좌이체 지양)
전자세금계산서 발행여부와 무관하게 결재수단은 반드시 연구비카드 사용이 원칙이며, 전자세금계산서 증빙 미준수기관 제재조치 예정
연구비 정산
연구비정산에 따른 정산서류 및 증빙자료는 해당과제가 속한 사업관리 규정 및 지침에 따라 제출
연구기간 중 발생한 이자를 당해과제에 산입하여 사용할 경우와 다년도 협약에 따른 계속과제에서 전년도 사용 잔액을 차 년도에 이월하여 사용할 경우에는 해당과제가 속한 사업관리 규정 및 지침에 따라 사용
연구비전산종합관리시스템 운영
연구사업 관리기관(한국연구재단 등)은 연구비카드 운용기관과 "연구비카드제 시행에 관한 업무협약"을 체결하여 운영(프로그램 운영, 비밀 및 보안유지, 손해배상 등 포함)
연구관리 현황 파악 → 실시간으로 확인 가능한 시스템으로 운영
일반인 : 사업추진 총괄현황, 월별 집행현황, 산학연별 사용현황, 세부사업별 진행상황 등
연구관리자 등 : 연구과제별 연구비 관리상황에 접근가능(ID부여)
연구기관의 의무
연구기관의 의무
추진단계 주요 의무사항
연구비청구 및
카드발급단계
- 과제별 기본사항을 연구비전산종합관리시스템에 입력
- 연구비 청구 및 연구비카드 발급 신청
- 사용자 등록 등
연구비사용단계 - 인건비, 회의비 등 개인 지급 성경비 이외에는 모든 연구비 집행은 연구비카드사용
- 연구비사용내역 입력 및 연동
· 연구비카드 전담사와의 데이터연동을 통한 실시간 혹은 30일 이내 등록을 원칙으로 하며
· 데이터 호환이 안 되는 경우, 또는 전산장애 등의 사유 발생 시 사용 후 30일 이내에 연구비전산
종합관리시스템에 입력
연구비사용내역
확인단계
- 과제별 연구비 사용내역에 대해 자체 모니터링 실시
· 부당사용분 반납, 오류 발생 분 수정
협약변경단계 - 협약변경과 관련하여 승인받은 사항을 연구비전산종합관리시스템에 수정 입력
· 연구기관, 연구책임자, 연구기간, 연구비, 연구비목 등
카드관리단계 - 카드분실 및 협약 해약 시 카드사에 즉시 통보
- 연구비카드 관리대장 비치
- 연구비카드 사용에 따른 연체가 발생되지 않도록 회계자금관리 철저
연구비 비목별 사용방법
기관공통관리 비목
인건비, 간접비는 해당기관의 장이 발의하여 사용
집행방법
연구비 비목별 사용방법
인건비 - 내부인건비 : 기관별 급여기준에 따른 실지급액을 당해 연구과제의 참여율에 따라 흡수하여 사용
- 외부인건비 : 기관별 외부인력 활용규정에 근거하여 지급하되, 월별로 참여인력 계좌로 이체
간접비 - 해당과제가 속한 사업관리 규정 및 지침에 따라 사용
개별관리 비목
위탁연구개발비, 직접비는 연구 책임자가 발의하여 사용하되, 기관별 규정과 절차를 준용함.
집행방법
개별관리 비목 집행방법
위탁연구개발비 - 위탁연구기관 계좌로 이체
직접비 - 연구비 집행은 연구비카드 사용을 원칙으로 함
- 카드사용이 어려운 부분을 고려하여 과제별로 직접경비 대비 2% 범위 내에서 현금사용 증빙자료로
처리하는 것은 인정 다만, 불가피한 사유가 있는 경우에는 소명을 통한 예외를 인정
- 연구기관내에서 이루어지는 시험분석료, 중앙창고구매 등의 내부거래는 해당기관 내에서 계좌이체
방식으로 처리하는 것을 원칙으로 하되, 출연(연)의 경우 계정대체방식 허용
직접비 항목별 사용방법
직접비 항목별 사용방법
항목 사용방법
카드사용 카드사용 또는 계좌이체
연구장비·재료비 - 해당 연구개발사업에 1개월 이상 사용할 수 있는
기기·장비와 부수기자재(해당 연구수행과 관련
없는 개인용 컴퓨터는 제외)
- 연구시설의 설치·구입·임차에 관한 경비 및 관련
부대경비
- 내구년수 1년 이하의 시약·재료구입비
- 외부 시험분석료, 컴퓨터 사용료, 전산처리 및
관리비
- 시제품·시작품·파일롯플랜트 제작경비
- 외국에서 직수입하는 기자재 구입비
(국내 수입대행사 경유 시 제외)
- 내부 시험분석료, 컴퓨터 사용료 및 전산처리비
연구활동비 - 인쇄비, 복사비, 인화비, 슬라이드 제작비
- 사무용품비
- 도서 등 문헌구입비
- 회의비, 세미나 개최비
- 식대
- 세부과제 조정·관리비 중 연구비카드 사용
해당분
- 출장여비 및 시내교통비(연구기관이 정한 실소요
경비를 해당기관의 규정에 따라 계좌이체)
- 공고료
- 해당과제와 직접 관련된 공공요금(우편요금,
전화사용료, 전용회선사용료), 제세공과금 및
수수료
- 회의수당 및 국내외 전문가활용비
- 국내외 교육훈련비
- 기술정보수집비
- 학회 및 세미나 참가비
- 원고료, 통역료, 번역료, 속기료 및 구독료 등
- 기술도입비
- 특허정보조사비
- 정보DB사용료
- 과학기술자 유치 및 파견지원금
- 세부과제 조정·관리비 중 연구비카드 사용
이외분
연구수당   - 참여연구원의 보상·장려금
기타
적용시기
본 지침은 2008년 12월 31일부터 적용하되, 시행일 이전에 이전지침에 의하여 처리된 사항은 본 지침에 의하여 처리된 것으로 봄
적용근거
국가연구개발사업의관리등에관한규정 제12조
교육과학기술부소관연구개발사업 처리규정 20조, 제21조
적용대상사업
기초과학연구사업(고급과학기술인력활용사업 제외), 원천기술개발사업, 원자력기술개발사업, 거대과학연구개발사업, 국제과학기술협력사업, WCU사업, 과학기술진흥기금사업, 그밖에 교육과학기술부 장관(이하 “장관”이라 한다)이 필요하다고 인정 하는 사업 및 분야
기타 사업은 자체계획에 의해 연구비카드제 적용여부를 결정하여 시행